COVID-19 : des congrès virtuels pourraient augmenter le nombre de participants avec une empreinte carbone diminuée

  • Hervé Maisonneuve, MD

  • Éditorial
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Nous remercions les professionnels, soignants et non soignants, qui luttent contre cette pandémie causée par le virus SARS-CoV-2. Merci à tous. Nous observons des changements qui pourraient devenir pérennes. Voici un exemple : a-t-on encore besoin de ces congrès scientifiques à l’autre bout du monde ? Ces questions viendront à la libération, après la fin du confinement !

Que se passe-t-il pour les congrès scientifiques planifiés pendant le second semestre 2020 ? Ils doivent être annulés, reportés voire devenir virtuels.

Les organisateurs annulent les congrès prévus jusqu’à cet été. Certains sont reportés avec la mention « La date sera bientôt communiquée ». Les négociations commencent… et l’annulation ou le report du congrès sont discutés :

  • L’annulation : faut-il rembourser les inscriptions, ou proposer un voucher pour l’année suivante ? que faire des abstracts acceptés ? les garder pour l’année suivante ou les ‘annuler’, ou les mettre en ligne ? faut-il rembourser les exposants qui ont réservé un stand ? faut-il honorer les factures des palais des congrès ? que disent les assurances ?
  • Un changement de date, après l’été, suppose de trouver des disponibilités pendant des périodes où la plupart des palais de congrès ont déjà des événements prévus... Reporter trop loin est difficile car le congrès de l’année 2021 arrive vite.
  • Les reports supposent de revoir les dates de soumissions d’abstracts, etc…   et confirmer que les exposants resteront !
  • Je n’évoque pas les billets de train, d’avions, les hôtels réservés par les participants qui vont se poser la question de venir si le congrès est repoussé !

Des exemples :

  • L’Endocrine society a annulé son congrès 2020. Elle propose de reporter l’inscription à 2021, au tarif 2020, voire de faire une donation des frais d’inscription déjà réglés ! Tous les abstracts seront publiés, sans que des posters soient exposés, sauf si les auteurs veulent les rétracter.
  • L’American Society of Clinical Oncology, qui a 45 000 membres, ne tiendra pas son congrès de fin mai à Chicago…  et propose de suivre les alertes qui annonceront la décision d’annulation ou de report… voire une manifestation virtuelle.
  • L’American Physical Society a annulé son meeting annuel de Denver quelques jours avant la date prévue… pour 11 000 participants qui vont être remboursés.

Des sociétés savantes ont décidé d’organiser des congrès virtuels

  • L’American Association for Cancer Research a prévu de remplacer son congrès de San Diego par un congrès virtuel gratuit et simplifié aux dates initialement prévues (27 au 29 avril 2020). Le congrès initialement prévu sera organisé fin août 2020, mais dates et lieu ne sont pas encore fixés…. 
  • Le 27ème congrès annuel de la Cognitive Neuroscience Society qui devait se tenir à Boston (USA) a été reprogrammé sous forme virtuelle du 2 au 5 mai 2020 (https://www.cogneurosociety.org/). Cette société de 3 000 membres a annoncé qu’elle espérait 1500 participants pour cette conférence virtuelle, soit plus que la participation habituelle ! Sur 3 jours, il y aura 50 conférences, plus de 1000 posters. Pour les posters, des vidéos de présentation pourront être associées, comme lors des sessions des congrès. Il est prévu les manifestations habituelles : des remises de prix, et les stands des industries ! D’autres sociétés savantes vont être partenaires de cet événement virtuel. Ceux qui étaient déjà inscrits ont eu leur inscription transférée automatiquement. Pour les nouveaux inscrits, et non-membres, l’inscription est de $555 ! Un peu cher pour une manifestation virtuelle, mais je suppose que les sont circonstances exceptionnelles… Les organisateurs disent qu’ils auront plus de participants que prévu, et surtout une empreinte carbone diminuée.

Par contre, toutes les petites manifestations (moins de 100 voire 500 participants), deviennent virtuelles. Il existe des plateformes de qualité pour ces réunions virtuelles.

Peut-on encore concilier ces grands congrès avec des objectifs de développement durable ?

Cette arrivée de congrès virtuels, poussée par les circonstances COVID-19, coïncide avec des questionnements existants de chercheurs sur l’intérêt de ces grands congrès…  Soyons attentifs aux comportements des jeunes générations :

  • Est-il encore justifié de faire des heures d’avion pour aller parler 10 minutes, ou présenter un poster (qui pourrait être mis en ligne) ?  Est-il encore justifié d’engendrer des coûts pour 3 ou 5 nuits à Hong Kong ?
  • Les congrès se focalisent plus sur la forme que le fond. Il s'agit de ‘grandes messes’ avec des shows, des animations diverses et variées. Les objectifs de réussite économique sont importants. Le congrès périodique assure les ressources principales des sociétés savantes. La réussite scientifique est plus difficile à évaluer.
  • Est-ce que les outils électroniques vont avoir un impact en facilitant les contacts entre chercheurs, les collaborations, au détriment des congrès ? Autrefois, le courrier obligeait à faire le programme très en avance pour l'envoyer par voie postale... alors que maintenant, des programmes sont finalisés presque au dernier moment !
  • Certains remarquent que les actes de congrès, quand ils existent, ne sont pas très utiles. Des conférenciers, non prévenus, apprennent qu'ils doivent écrire un texte dont la destinée n'est pas claire... et ils font de l'auto-plagiat qui apporte des confusions à la littérature !
  • Est-ce qu'un appauvrissement des conférences existe ? Il y aurait trop de colloques, de communications. C’est une course pour avoir des bons points sur des CV, voire pour organiser ‘son congrès’.
  • Des chercheurs s’épuisent à courir les congrès, en diluant leur force de travail, alors que rester dans le laboratoire est plus productif.
  • Les comités de rédaction des revues ne prennent pas en compte les abstracts de congrès quand il s’agit de citer des sources...  donc cette production ne servirait-elle à rien ? Environ 40 à 50 % des abstracts de congrès donnent lieu à publication sous forme d’articles dans les 3 à 5 ans après le congrès !

Faut-il revoir le modèle de ces congrès avec un objectif de diminuer l’empreinte carbone ? Je ne sais pas... Quels sont les jugements des jeunes chercheurs à ce propos ? Je participe à des congrès et les rencontres sont toujours utiles pour moi, à condition d'en planifier certaines. Pour certains congrès, je dois avouer que le lieu fait partie de ma décision d'aller y participer… ce serait dommage de les rendre virtuels !